Tietosuojaseloste

1. Yhteydenottolomakkeista syntyvä rekisteri. Säätiö käyttää lomakkeiden luomiseen Gravity Formsia, jolla lukijat voivat lähettää säätiölle yhteydenottopyynnön (kerätään nimi, sähköpostiosoite) tai lahjoituksiin liittyvän keräyksen perustamistiedot, jolloin kerätään nimi, osoite, puhelinnumero, keräyskohteen nimi ja tilaisuuden ajankohta. Yhteydenottolomakkeet tuhotaan, kun asia on otettu käsittelyyn säätiössä eikä niitä säilytetä säätiön palvelimella.
2. Uutiskirjeen tilaajista syntyvä rekisteri. Säätiö käyttää uutiskirjeiden toimittamiseen eurooppalaista Mailjetia, joka on ottaa kattavasti huomioon EU:n GDPR-tietosuojasäännösten vaatimukset ja sen tietosuojalla on ISO 27001 -sertifiointi. Uutiskirjeellä kerätään rekisteriin uutiskirjeen tilaajan nimi ja sähköpostiosoite. Uutiskirje voidaan kohdentaa erikseen vain apurahan hakijoille ja apurahan saajille. Heistä kerätään nimi ja sähköpostiosoite. Mailjetin Tietosuojaseloste.
3. Lahjoittajarekisteri . Säätiö ylläpitää säätiölle lahjoittaneista nimi- ja osoiterekisteriä säätiön henkilökohtaista tiedottamista varten. Lahjoittaja voi kieltää tiedottamisen sekä tietonsa toimittamisen julkisuuteen. Merkitsemällä nimensä lahjoituksessa viestikenttään lahjoittaja antaa luvan julkaista sen säätiön painetussa ja sähköisessä viestinnässä. Kertaluonteisissa lahjoituksissa tieto julkaistaan kerran. Painetussa vuosikertomuksessa ja sen sähköisessä tieto säilyy. Tämä lisää avoimuutta säätiön toiminnan luonteesta. Perusteena oikeutettu etu.

Henkilötietojen käsittely apurahojen haku-, päätös-, maksatus-ja raportointivaiheessa.

Apurahahaku toteutetaan Visma Sign -verkkolomakkeilla. Apurahahakijan tietoja käsittelevät asiamies valmisteluvaiheessa, säätiön hallituksen kolme asiantuntijajäsentä arviointivaiheessa sekä hallituksen jäsenet päätösvaiheessa.

Päätöksen jälkeen apurahan saaja toimittaa maksatustiedot (nimi, osoite, henkilötunnus, tilinumero) toisella Visma Sign sähköisellä verkkolomakkeella. Maksatuksen käsittelevät asiamies sekä tilitoimisto Fiscales Oy. Kirjanpito-ohjelma on verkossa ja siitä vastaa tilitoimiston palvelutoimittaja Netvisor.

Tietojen kerääminen:

Apurahat julistetaan haettaviksi vuosittain joulukuussa ja haku on avoinna 1.-31.1. Apurahahakuilmoitus on mm. säätiön sivuilla, Suomen Lääkärilehdessä, Duodecim-lehdessä sekä alan yhdistysten sähköpostilistoilla. Säätiön verkkosivuilla ovat hakuohjeet sekä hakemusten arviointikriteerit.

Apurahan haku on sähköinen ja se toteutetaan Visma Sign -verkkolomakkeilla (www.vismasign.fi). Allekirjoituksessa käytetään vahvaa tunnistautumista, joka edellyttää pankkitunnuksia tai mobiilivarmennetta.

Hakulomakkeella kerätään seuraavat henkilökohtaiset tiedot: hakijan nimi, syntymävuosi, tutkinto, virka tai tehtävä, työnantaja, osoite, puhelin, sähköposti, myönnetyt apurahat, vireillä olevat apurahahakemukset sekä hakijan tärkeimmät julkaisut.

Hakulomakkeella kerätään tutkimusryhmästä johtajan nimi, tutkinto, asema sekä muiden tutkimusryhmän jäsenten nimet sekä tutkintoarvot.

Hakulomakkeen allekirjoittaa sähköisesti hakijan lisäksi suorituspaikan johtaja, hänestä kerätään nimi ja sähköpostiosoite.

Hakulomakkeella hakija antaa suostumuksensa nimensä julkistamiseen verkossa, mikäli apuraha myönnetään. Hakulomakkeella hakija antaa suostumuksensa siihen, että tieto hänelle myönnetystä apurahasta ja sen määrästä voidaan luovuttaa toiselle säätiölle, josta hän on hakenut apurahaa. Tieto luovutetaan kyseisen säätiön esittelijälle.

Hakulomake tallentuu sähköisesti hakijan ja suorituspaikan johtajan henkilökohtaiseen Visma Sign arkistoon ja säilyy siellä 30 päivää. Hakemukset arkistoidaan myös säätiön Visma Sign -arkistossa.

Hakemusten käsittelyssä ei käytetä automaattista profilointia tai automaattista käsittelyä.

Apurahan saajalle ilmoitetaan apurahan myönnöstä sähköpostilla. Rekisteröity apurahan saaja raportoi apurahan käytöstä verkkolomakkeilla (Microsoft Forms).

Tietojen säilytys ja julkisuus:

Hyväksynnän saaneet hakemukset säilytetään Visma Sign-arkistossa sähköisessä muodossa, kunnes niiden raportointi on vastaanotettu. Hylätyt hakemukset hävitetään verkkopalvelusta noin kuukauden kuluessa julkistamisesta. Raportit hävitetään verkosta sen jälkeen, kun niistä on tiedotettu hallitukselle.

Sähköiset kopiot myönnetyistä hakemuslomakkeista säilytetään säätiön tietokannassa maksimissaan 10 vuotta. Raportit säilytetään sähköisessä muodossa maksimissaan 10 vuotta. Nämä eivät ole julkisia, eikä niitä luovuteta kolmansille osapuolille. Käytäntö perustuu oikeutettuun etuun.

Hakijoiden nimet tutkintoarvoineen, suorituspaikka, myönnetyt apurahat tai kielteinen päätös säilyvät osana säätiön hallituksen pöytäkirjatekstiä toistaiseksi. Perusteluna edellä mainitulle on säätiön yleishyödyllinen luonne; näin todennetaan säätiö apurahasäätiöksi, joka toteuttaa tarkoitustaan.

Apurahan saajien nimet, tutkintoarvo ja suorituspaikka ovat julkisina myös säätiön verkkosivuilla, säätiön toimintakertomuksessa sekä vuosikertomuksessa, joka on painetun julkaisun ohella myös verkossa. Apurahan saajista laaditaan vuosittain lehdistötiedote ja tiedot julkistetaan vuosittain säätiön perustajan, Liikehäiriösairauksien liiton vuosikokouksessa. Oikeus tulla mainitsematta jätetyksi koskee lähinnä verkkoympäristöä.

Apurahapäätösten teon jälkeen säätiö on velvollinen ilmoittamaan apurahansaajien henkilötiedot ja apurahojen suuruudet eläkevakuutusyhtiölle ja verottajalle.

Säätiölaki edellyttää säätiön lähipiiriin kuuluvien henkilöiden tunnistamista säätiön päätös- ja taloudellisissa prosesseissa. Säätiö ylläpitää tältä osin säätiön hallituksen jäsenten, asiamiehen ja tilintarkastajan sekä perustajan, Liikehäiriösairauksien liiton hallituksen jäsenten ja varajäsenten, toiminnanjohtajan ja liiton tilintarkastajan nimitietoja.

Lähipiirilistan nimitietoja käsittelevät asiamies, säätiön hallituksen jäsenet, apurahan saajat sekä säätiön kanssa taloudellisia toimia tekevät yksityishenkilöt ja yhteisöt, jotta säätiölain mukainen lähipiiriyhteys säätiön kanssa toimiessa voidaan todentaa.

Palkansaajista ja luottamushenkilöistä syntyy palkkahallintoon rekisteri, joka käsittää nimen, osoitteen, henkilötunnuksen ja tilinumeron sekä verottajalta saadut tiedot. Tietoja käsittelee tarkoituksenmukaisesti säätiön asiamies ja hallituksen puheenjohtaja sekä tilitoimisto Fiscales Oy:n siihen nimeämät palkkahallinnon henkilöt. Palkkahallinnosta toimitetaan lain edellyttämät tiedot viranomaisille. Henkilötietoja säilytetään kirjanpitolain mukainen aika. Tiedot ovat sähköisessä muodossa. Perustuu oikeutettuun etuun.