Hakuohjeet

Apurahahaku on vuosittain 1.1. – 31.1. Apurahahakemus on jätettävä säätiölle 31.1. mennessä sähköisesti. Silloin hakemuksella tulee olla sekä hakijan että suorituspaikan johtajan (tarvitaan vain yhden johtajan) sähköinen allekirjoitus.

Haku VismaSign -lomakkeilla

Haku toteutetaan sähköisesti Visma Sign-lomakkeilla. Lomakkeessa ei ole välitallennusmahdollisuutta, mutta voit tulostaa lomakkeen etukäteen tutustuttavaksi. Selaimista Microsoft Edge saattaa soveltua parhaiten, mikäli on ruuhkaa. Huom! Kirjoitathan hakemukseen tiiviisti olennaiset seikat: mikä on erityistä ja ansiokasta juuri sinun tutkimuksessasi. Kirjoitustila on rajoitettu eikä liitteitä enää tarvita.

Näin toimit

1. Lomakkeen allekirjoittavat sähköisesti sekä hakija että suorituspaikan johtaja. Jos tutkimuksella on sairaalan lupa, hakemuksen voi allekirjoittaa myös luvan allekirjoittaja. Hakija täyttää lomakkeeseen suorituspaikan johtajan tai sairaalan luvan allekirjoittajan nimen sekä hänen sähköpostiosoitteensa ja/tai matkapuhelinnumeronsa.
2. Muu allekirjoittaja -kenttä avautuu, kun lomakkeella klikataan ”Lisää allekirjoittaja”.
3. Sähköiseen allekirjoitukseen tarvitaan joko pankkitunnukset tai mobiilivarmenne. Jos näitä ei ole käytössä, voit ottaa yhteyttä asiamieheen, jotta hakemus voidaan allekirjoittaa toisella tavalla.
4. Kun hakija on allekirjoittanut hakemuksen sähköisesti, siirtyy se suorituspaikan johtajan allekirjoitettavaksi. Molemmat saavat tiedon allekirjoituksesta sähköpostiinsa. Hakemus säilyy näiden henkilöiden omassa Visma Sign-tietokannassa 30 päivää. Tietoturvasyistä hakemuskopiota ei toimiteta sähköpostiin.
5. Hakemus siirtyy allekirjoitusten jälkeen säätiön Visma Sign -palvelun sähköiseen arkistoon käsittelyä varten.
6. Huom! Mikäli hakemuksen lopussa sähköisen tunnistautumisen kohdalla tapahtuu virhe, eikä lomake etene, ota yhteys asiamieheen (sähköposti tai puhelin). Lomake saattaa löytyä arkistosta ja asiamies voi lähettää sen sinulle ja paikan johtajalle uudelleen allekirjoitettavaksi. Säästyt näin lomakkeen uudelleen kirjoittamiselta.

Muut täyttöohjeet

Henkilökohtaista apurahaa voi hakea vain apurahan käyttäjä itse. Tutkimusryhmän johtaja voi hakea ryhmälle apurahaa, jonka maksaa edelleen palkkana, mutta ei henkilökohtaista apurahaa edelleen myönnettäväksi ryhmän jäsenelle.

Matka-apurahaa haetaan määriteltyyn kongressiin eikä myönnetty matka-apuraha ole siirrettävissä toiseen kongressiin. Samaan tilaisuuteen voidaan myöntää tutkimusryhmästä korkeintaan yhdelle hakijalle matka-apuraha. Matka-apurahasta käyttämättömiä varoja ei voi käyttää muuhun tarkoitukseen, vaan myönnetystä matka-apurahasta loppuosa maksetaan raportin, posterin (tai abstractin) toimittamista ja kuitteja vastaan. Kuittien tulee olla tosite suoritetusta maksusta. Raportissa esitetään laskelma kuluista.

Hakemuksella voi anoa vain yhtä apurahalajia. Jos esimerkiksi haet sekä tutkimusapurahaa että matka-apurahaa, tulee näistä täyttää eri hakemukset. Jos apurahan käyttösi on tarkoitus alkaa vasta 1.1. – 30.4. välisenä aikana hakemusvuoden jälkeen, mainitse siitä selvästi hakemuksesi käyttötarkoitusrivillä. Pääsääntöisesti apurahan käyttö tulee aloittaa myöntövuonna.

Saatuasi myönteisen päätöksen, pyydämme sinua toimittamaan maksatustiedot. Kun olet käyttänyt apurahan, tulee sinun raportoida sen käytöstä 3 kuukauden kuluessa. Raportoi ennen uutta hakua aikaisemman apurahan käyttö.